TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DEL EVENTO
Las siguientes reglas son para el evento Dominicana Comic Con (“El Evento”).
CELEBRACIÓN DEL EVENTO
El evento se celebrará los días sábado 3 de agosto y domingo 4 del mes agosto de 2019 (“Fechas del Evento”), en la Terminal Sansouci en la ciudad de Santo Domingo, Capital de la República Dominicana.
HORARIO
El evento será celebrado en horario de nueve (9:00) am a siete (7:00) pm 9 am a 7 pm (sujeto a cambio).
DEFINICIONES
El término “Evento” significa "Dominicana Comic Con", Terminal Sansouci en la ciudad de Santo Domingo, República Dominicana (“Instalación del Evento”).
El evento es propiedad, producido y administrado por la entidad comercial EL TERCER HOMBRE, INC. ("El productor"). Como se expresará adelante, el término "productor" significa, colectivamente, Dominicana Comic Con (DCC) y cada uno de sus respectivos funcionarios, directores, agentes, afiliados, representantes, empleados y cesionarios, a menos que el contexto requiera lo contrario.
El término "Exhibidor" significa, colectivamente, la compañía, cualquier otra entidad comercial, o persona que solicitó el alquiler del espacio de exhibición y acordó celebrar este contrato una vez que DCC lo acepte de la manera indicada a continuación.
El ("Minorista/Distribuidor") se define como todos aquellos cuyo objetivo principal es vender productos asociados con la industria del entretenimiento, incluidas tiendas minoristas o proveedores independientes.
Los (“Artistas”) se define como individuos que su objetivo principal de negocios es la venta de arte original, comisiones y versiones impresas de su arte. Ventas de productos regulares no son permintidas en el área de artistas.
Los espacios del “Artist Alley son exclusivos para un artista por espacio y no pueden ser compartidos. Escritores y estudios de comics son bienvenidos pero están sujetos a aprobación. La descripción anterior se aplica a los participantes locales e internacionales.
REGULACIONES DE OCUPACIÓN
Las horas y fechas de instalación, ocupación y desmantelamiento de los exhibidores serán aquellas expresamente especificadas por el Productor. Si el Exhibidor no instala su stand en su espacio asignado al menos dos (2) horas antes de que comience el evento, o deje su espacio desatendido durante las horas de Exhibición, DCC tendrá derecho a tomar posesión del espacio y no se le reembolsará al Exhibidor. Todas las exhibiciones deben estar abiertas durante el horario del evento. El día de mudanza e instalación deberán realizarse veinticuatro (24) horas antes del evento.
Los espacios están sujetos a disponibilidad. Los espacios para stands se asignarán sólo a los exhibidores que paguen en su totalidad. Las asignaciones se darán por orden de llegada, lo que significa que los espacios se asignarán en función de la fecha en que el contrato se pague y se registre por completo. La ubicación final del stand será determinada por DCC. El espacio de exhibición será asignado por los productores a su exclusivo criterio para el evento. Cualquier asignación de este tipo no implica que se asigne un espacio similar para eventos futuros en poder del Productor. TERCER HOMBRE, INC., se reserva el derecho de cambiar el plano del piso o mover al Exhibidor a otro lugar antes o durante el Evento si el DCC, a su entera discreción, determina que hacerlo es lo mejor para el Evento.
La Administración estará en contacto con el exhibidor para informar la hora y los detalles del día de mudanza. Todos los exhibidores DEBEN cumplir con estas especificaciones.
a) Por razones de seguridad, no se permite montar stand ni transportar mercancías dentro del Salón de Exhibiciones una vez que las puertas se hayan abierto al público general.
b) Todo stand debe configurarse antes de que comience el evento, y toda área debe estar despejada una vez el evento haya finalizado.
c) El exhibidor acepta participar durante el horario completo del evento, conforme el horario pautado y sujetos a cambios por parte de la administración del evento.
d) En cumplimiento con las medidas de seguridad y regulaciones, no se permite desmontar el stand durante las horas de exhibición.
e) No se permiten niños menores de 16 años dentro de la sala de exhibiciones durante el horario de montaje. Sin excepciones.
f) El Exhibidor debe dejar el espacio totalmente despejado después del evento, incluida la eliminación de cajas vacías y basura. El incumplimiento de la política de limpieza puede generar cargos adicionales de limpieza al productor, que se facturarán al exhibidor días después del evento.
g) El equipo de producción del evento estará en el lugar dos (2) horas antes de que las puertas se abran al público todos los días. Si el Exhibidor necesita tiempo adicional para la configuración, debe informarlo al equipo de producción una semana antes del evento.
h) Todo el Personal de Montaje/Configuración debe registrarse antes de ingresar al Salón de Exhibiciones durante el día de mudanza. Los carnés de "DCC" deben llevarse puestas en todo momento. No somos responsables de carnés perdidos.
i) El equipo de producción se reserva el derecho de revisar todos los formularios de registro antes de su aprobación. Si hay una discrepancia en el formulario de registro, la Producción del Evento se comunicará con el Exhibidor para trabajar en los detalles y el formulario no se aprobará hasta que se solucione. Los Exhibidores deberán enviar sus diseños con al menos dos (2) meses de antelación al evento para ser Preaprobados por el Productor.
j) Está prohibido que los Exhibidores asignen su espacio de exhibición a terceros.
K) Los Exhibidores no pueden vender sus espacios a terceros. Esto está prohibido y si la producción conoce de esta situación, la transacción será inválida y tanto el vendedor como el comprador serán expulsados del evento y no recibirán ningún reembolso de las transacciones relacionadas con el espacio del stand.
L) El exhibidor debe solicitar y pagar el servicio eléctrico en este formulario de registro. Los espacios para stand con servicio eléctrico están preasignados a áreas específicas, están sujetos a disponibilidad y pueden ser reubicados en cualquier momento
M) El Exhibidor asume expresamente todos los riesgos asociados, resultantes o derivados de la participación o presencia en el Evento, incluidos, entre otros, todos los riesgos de robo en su área, pérdida, daño, daño o lesión a la persona (incluida la muerte), propiedad, negocio o ganancias del Exhibidor, ya sea causado por negligencia, acto intencional, accidente, hecho fortuito o de otro tipo. El Productor no es responsable por el éxito o el fracaso de la empresa que el Exhibidor está desarrollando en el DCC o por ventas o ingresos relacionados con la exhibición.
N) El Exhibidor es el único responsable de su propiedad o de cualquier robo, daño u otra pérdida de dicha propiedad. El Productor no acepta responsabilidad, ni se crea una fianza, por la propiedad entregada por o para el Exhibidor. El Productor no será responsable, y el Exhibidor por este medio libera y libera al Productor, individual y colectivamente, y sus actuales y anteriores oficiales, directores, accionistas, socios, afiliados, empleados, agentes, representantes y abogados, y predecesores, cesionarios y sucesores de cada uno de ellos, de todos los reclamos, acciones, causas de acción, demandas, reclamos cruzados, reconvenciones, obligaciones, contratos, indemnizaciones, contribuciones, demandas, deudas, sumas, cuentas, controversias, derechos, daños, costos, honorarios, pérdidas, gastos y responsabilidades legales de abogados, por ley, equidad o de otro modo (colectivamente "Reclamaciones") que ahora pueden o han tenido o pueden acumularse en lo sucesivo, individualmente, colectivamente o de otro modo en relación con, en relación con o que surja de la participación y/o presencia del Exhibidor en el Evento.
O) El Exhibidor reconoce que existe la posibilidad de que, después de la ejecución de este contrato, descubra hechos o incurra o sufra reclamos que eran desconocidos o insospechados en el momento de la ejecución de este contrato, y que si es conocido por él en ese momento pudo haber materialmente afectado su decisión de ejecutar este contrato. El Exhibidor reconoce y acepta que, en virtud de este contrato, libera al Productor de tales hechos desconocidos y de tales reclamos desconocidos e insospechados.
Para los exhibidores Premium, organizaciones sin fines de lucro, y oportunidades de auspicio, deben comunicarse a rdcomiccon@tercerhombre.com. NO SE PERMITE combinar categorías dentro de su solicitud de stand. Sólo se permite un (1) Exhibidor en los Espacios de Exhibición, no puede tener un exhibidor no autorizado compartiendo su Espacio sin la aprobación del Productor. Todos los espacios de exhibición que se encuentren compartidos están sujetos a un cargo de un (1) espacio de exhibición inmediatamente y tendrán un cargo extra de un veinte (20)%.
k) Los espectadores o asistentes a los distintos espectáculos y diversiones previstos en el presente reglamento, deberán abstenerse de provocar cualquier incidente o escándalo que pueda alterar el normal desarrollo del evento. Las manifestaciones de agrado o desagrado no deberán ser causa de tumultos o alteraciones del orden. Artículo 121.- El que infrinja cualquiera de las disposiciones contempladas en este capítulo será expulsado del lugar en que se cometa la contravención, sin perjuicio de que le sean aplicadas otras sanciones
ALMACENAJE Y ENTREGA
La productora no es responsable del almacenaje y entrega de mercancías o montajes para DCC salvo para aquellos que han contratado el servicio directo a través de nosotros.
CARNÉS DE EXHIBIDOR
Los carnés son exclusivos para el personal de exhibición que trabaja en sus respectivos espacios durante el evento. El DCC no tendrá carnés disponibles para visitantes y/o hijos del personal. Esta categoría incluye dos (2) carnés por espacio de 3M x 3M y 2.5M x 2.5M (Artist Alley). Se pueden solicitar carnés adicionales antes del evento. Puedes pedir hasta dos (2) carnés adicionales (para un total de 4) por cada espacio. Deben solicitarse con un mes (1) de antelación al evento. Los carnés de exhibidor NO están a la venta para terceros. Si el exhibidor revende un carné de exhibidor, se considerará un incumplimiento de contrato y el espacio del stand estará sujeto a cancelación inmediata, por tanto es intransferible. Si perdió su carné, debe contactar el equipo de producción y tendrá un costo adicional. Si el personal de su stand excede el monto de los carnés permitido, puede comprar boletas de un sólo día para sus empleados en cualquier punto de venta del evento. Recuerde asegurarse de que usen sus pulseras en todo momento dentro del evento.
POLÍTICA DE PAGOS
Este acuerdo es válido sólo cuando se recibe el pago completo, de lo contrario incurrirá en una penalidad de 20% adicional al costo total. Todos los espacios de exhibidor deben pagarse en su totalidad dos (2) meses antes de la fecha del evento. Los pagos no son reembolsables. Si el exhibidor cancela su participación, todos los pagos NO son reembolsables. Se aceptan pagos con PayPal en todo momento. NO ENVÍE NINGÚN PAGO DE PAYPAL SIN PRIMER HABER RECIBIDO UNA FACTURA. Las transacciones de PayPal están sujetas a un cargo de procesamiento del cinco (5)%. Los exhibidores sólo pueden participar en el evento si sus espacios de exhibición se pagan por completo antes de las fechas del evento. Ningún exhibidor tiene permitido pagar sus Espacios de Exhibición el día de la mudanza, durante o después del evento, sin excepciones.
REQUISITOS DE IMPUESTO
La producción del evento se lleva a cabo a través de una empresa extranjera, la misma no estará sujeta a ningún tipo de retención, salvo aquellas contempladas en la ley y referentes al pago en el extranjero conforme el Art. 305 del Código Tributario
BOLETERIA
Los boletos para los espectáculos públicos deberán contener los datos suficientes para garantizar las informaciones requeridas por el público en general y los requerimientos dispuestos por las leyes que regulan este tipo de actividad.
FECHAS IMPORTANTES:
a) 1 de julio de 2019 - Día final para obtener el precio estándar de RD$22,750 por espacio regular y RD$10,200 por Artist Alley. Después de esta fecha, cada espacio tendrá un recargo del 10% del precio original incluyendo servicios y carnés.
b) 15 de julio de 2019 - Día final para completar cada solicitud del evento. Durante estos días, la Producción contactará a cada exhibidor para verificar el estado de cada uno. Si no se puede contactar a un Exhibidor, la Producción tendrá derecho a cancelar o eliminar cualquier Solicitud que no haya sido pagada en su totalidad. Por favor, póngase en contacto con la Producción para más detalles.
c) 15 de julio de 2019 - Día final para cambiar cualquier información en su Solicitud. Después de este día, la información brindada por el exhibidor se considerará definitiva.
d) 15 de julio de 2019 - Día final para cumplir con cualquier deuda con el evento relacionado con su espacio.
INDEMNIZACIÓN
El Exhibidor deberá, de manera actual, indemnizar, defender (con un asesor legal satisfactorio para EL TERCER HOMBRE, INC. a su exclusivo criterio) y eximir al Productor de cualquier y todo reclamo, demanda, demandas, responsabilidades, daños, pérdidas, costos, honorarios y gastos razonables de los abogados, que resulten o surjan de o en relación con (a) la participación o presencia de los demás Exhibidores en el evento; (b) cualquier incumplimiento por parte del Exhibidor de cualquier acuerdo, contrato, promesa u otra obligación bajo este contrato; (c) cualquier asunto por el cual el Exhibidor sea de otra manera responsable bajo los términos de este contrato; (d) cualquier violación o infracción (o reclamo o violación o infracción) de cualquier ley u ordenanza o los derechos de cualquier parte bajo cualquier patente, derecho de autor, marca registrada, secreto comercial u otro derecho de propiedad; (e) cualquier difamación, calumnia, difamación o reclamos similares que resulten de las acciones del Exhibidor; (f) daños o lesiones (incluida la muerte) al Exhibidor; y (g) pérdida o daño a la propiedad o el negocio o las ganancias del Exhibidor, ya sea causado por negligencia, acto intencional, accidente, hechos de Dios, robo, desaparición misteriosa o de otro modo. El Exhibidor no resolverá ni comprometerá ningún reclamo contra el Productor sin el consentimiento previo por escrito del Productor.
GARANTÍAS/REPRESENTACIONES
El Productor no hace representaciones o garantías, expresas o implícitas, con respecto al número de personas que asistirán al Evento o sobre cualquier otro asunto, incluido el éxito o ganancias.
DISPOSICIONES GENERALES DEL EXHIBIDOR
a) Servicios de seguridad durante la noche y en el lugar del evento estarán disponibles. En el caso de las horas de exhibición, serán responsables de la seguridad del evento en general, no de espacios de exhibición específicos.
c) Cada Exhibidor es responsable de sus precios y pagos que como persona física o jurídica deba responder a la Administración Tributaria.
d) Las ganancias generada en cada stand es exclusiva de cada Exhibidor.
e) Los productores del DCC no son responsables ni interferirán en los reclamos de ventas y/o negociaciones entre el Exhibidor y el público general. Esto también se aplica a los reclamos de la administración tributaria directamente con los Exhibidores.
f) La Producción no garantiza la cantidad de ventas y no es responsable de ninguna pérdida económica. En el caso de pérdida económica, el Exhibidor no puede solicitar un reembolso.
g) Las ventas y/o exhibiciones sólo están permitidas dentro de los espacios asignados, no así fuera del área destinada para el evento. Está prohibido vender materiales en todo el Terminal Sansouci y las áreas circundantes. Las ventas es exclusiva en los espacios asignados dentro del evento.
h) La venta de material con contenido adulto está prohibida.
i) Se requiere vestimenta adecuada. Pantalones cortos, camisetas sin mangas y "chanclas" (sandalias) no serán permitidos.
j) Fumar está prohibido.
k) El incumplimiento de cualquiera de estas reglas significa la pérdida del espacio alquilado y el derecho del Exhibidor a participar en el evento. El espacio tendrá que ser liberado inmediatamente, incluso si es durante el evento.
l) Materiales protegidos por derechos de autor: los Exhibidores no podrán reproducir ni permitir la reproducción o la ejecución o distribución de material protegido por derechos de autor en el Evento, a menos que haya obtenido todos los derechos necesarios y pague todas las regalías, tarifas u otros pagos requeridos.
m) El Exhibidor deberá comportarse en todo momento de acuerdo con los estándares normales de decoro y buenas costumbres.
n) Cualquier promoción durante el evento se puede hacer dentro de su espacio asignado, a menos que se haya acordado previamente con la Producción del evento.
o) El uso de audio y/o video está permitido, pero debe ser monitoreado. El audio y las imágenes deben aprobarse y no deben contener material para adultos. (Ver "h" arriba)
p) Publicidad: el Exhibidor no podrá, sin el consentimiento por escrito del Productor, distribuir o permitir la distribución de ningún material publicitario, literatura, artículos de recuerdo o materiales promocionales en las áreas de exhibición, excepto en su propio espacio de exhibición asignado. El Exhibidor no deberá exhibir ni exhibir carteles, anuncios, carteles, carteles de litografía o tarjetas de cualquier descripción en ninguna parte de las instalaciones, excepto dentro del espacio del stand del Exhibidor y en el espacio disponible para tales fines por parte de la Producción. El Exhibidor no promoverá ni distribuirá material publicitario de ningún otro evento o promoción de terceros, de ninguna manera, sin el consentimiento por escrito del Productor.
q) Cumplimiento de las leyes: el Exhibidor deberá acatar y observar todas las leyes, códigos, ordenanzas, reglas y regulaciones legales vigentes del lugar donde se produce el evento.
r) Música / fotografías / Otro material protegido por derechos de autor - El Exhibidor garantiza y declara que no se interpretará, reproducirá ni utilizará, de manera incidental, obras musicales, literarias o artísticas u otras propiedades protegidas por derechos de autor, ni el nombre de ninguna persona o grupo la participación del Exhibidor en el evento, a menos que el Exhibidor haya obtenido previamente un permiso por escrito del titular de los derechos de autor o de la marca registrada. El Exhibidor acuerda mantener indemne a la Producción del evento, a sus agentes y empleados contra cualquier y todos los reclamos y cargos debido a infracción de los derechos de autor, y para defender, a su propio costo, todos y cada uno de dichos reclamos y cargos.
s) Las ventas de material “Bootleg” o productos falsificados están prohibidas. Los productos falsificados o “Bootleg” son réplicas falsas del producto real.. Incluye las falsificaciones o imitaciones de ropa, accesorios, bolsos, zapatos, relojes, joyas, productos electrónicos (partes y productos terminados), software, obras de arte, juguetes o películas y cualquier otro tipo de producto mercadiable. La venta de este tipo de producto tiene como resultado una infracción por violación a derecho de autor y propiedad intelectual. En este sentido, queda la producción del evento indemne de cualquier reclamación.
t) El productor se reserva el derecho de admisión.
VENTA DE ARMAS Y ACCESSORIOS/UTILERÍA (“PROPS”)
Aunque el DCC no fomenta la venta de cuchillas, navajas, armas de utilería, réplicas y otros productos relacionados, establecimos un procedimiento estándar para atender este tipo de producto. Estos tipos de productos están prohibidos en el salón de exhibiciones.
a) Queda prohibido el uso y entrada al lugar del evento de todo tipo de armas blancas y de fuego, así como de objetos punzantes y productos relacionados.
b) Cierto productos estarán restringidos de entrega al momento de su venta y serán entregadas en la puerta de salida por el Exhibidor o su representante.
VENTA DE ALIMENTOS O PRODUCTOS COMESTIBLES
Si el Exhibidor vende alimentos o cualquier variante de producto comestible como parte de las ofertas, dichos productos deben ser aprobados previamente por la Producción del evento y el Terminal Sansouci antes del evento. Para ser considerado, el Exhibidor deberá enviar una propuesta con descripciones completas de los productos para vender. Una vez recibida, la Producción del evento enviará la información al Terminal Sansouci para su aprobación final.
OTRAS DISPOSICIONES Y POLÍTICA DE CANCELACIÓN
a) Si ocurre algún cambio de fecha, lugar o regla, los Productores lo anunciarán en no menos de treinta (30) días antes del evento y también harán lo mismo en la publicidad.
b) Si por razones de naturaleza o más allá del control de la Producción se cancela el evento, la Producción hará lo posible para determinar una nueva fecha del evento y publicará los detalles de la misma. De no tener opción para fecha nueva, reembolsará el dinero del evento durante un período de noventa (90) días posteriores a la cancelación del evento.
SOBRE REGLAS Y REGLAMENTACIONES ADICIONALES
Todos y cada uno de los asuntos relacionados con el Evento y que no estén específicamente cubiertos por los términos y condiciones de este contrato estarán sujetos a la determinación de EL TERCER HOMBRE, INC. o la Producción de DCC a su exclusivo criterio. DCC puede adoptar normas o reglamentos que rigen ocasionalmente dichos asuntos y puede modificarlos o revocarlos en cualquier momento, sin previo aviso al Exhibidor.
DISPOSICIÓN DE LEY
Este contrato se rige por las leyes de Puerto Rico.
¿Preguntas?: Llame al +1-787-763-0339 o por correo electrónico a: rdcomiccon@tercerhombre.com
Derechos de autor © 2018-2019 El Tercer Hombre Inc. Derechos reservados. PRCC-RD18 revisado 12/18. Ninguna parte de este documento puede copiarse o modificarse sin autorización previa de la gerencia de Dominicana Comic Con y estarán sujetas a la firma del Exhibidor como parte de su aceptación.